Günümüzde dijital dönüşüm cağı ile birlikte, şirket veya firmaların manuel olarak gerçekleştirdikleri işlerin, elektronik ortamda yapılmaya başlanarak, dijitale geçiş hızlandı. Bu durumda birçok şirket ve firma elektronik dönüşümle birlikte, dijitalleşmeyi kullanarak yeni çağın sunduğu olanakları kullanamaya başladı. Dijital cağa geçiş ile birlikte hızlı ve güvenli bilgi içerikleri ve hizmet kalitesi güçlenmiştir.

Elektronik dönüşümün getirilerinden biri de E-Defter uygulamasıdır. Şekil hükümlerinden bağımsız bir şekilde, Vergi usulü Kanunu’na ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde, yer alamaması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Hızlı bir denetim ihtiyacının sonucu olarak ortaya çıkan E-Defter, yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda tutulduğu ve maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir.

E-Defter kayıtları standart hale getirilmiş bir .xml formatında hazırlanır ve E-Defter kullanan firmalar kağıt ortamında kullandıkları defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır, dolayısıyla artık fiziksel defter tutamazlar. E- Defter uygulaması, VUK ve TTK hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin belirtilen format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya olarak hazırlanması, muhafaza edilmek üzere kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasını sağlayarak ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanıyan ve ibraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarına ilişkin tasdik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını mümkün hale getiren hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

Defterleri Elektronik Ortamda Muhafaza Etmek

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek gerçek ve tüzel kişi herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın dilediği zaman E-Deftere geçebilir. E- Defter, elektronik bilgi çağının güvenli uygulamalarından biridir. E- Defter uygulamasını kullanan çoğu kullanıcı, sağladığı zaman ve hızla işlerine daha pratik gerçekleştirmektedir.

E- Defter kullanıcıları arasında iki tür E-Defter kullanıcısı bulunmaktadır. Birinci türde bulunan E- Defter kullanıcıları, zorunluluk kapsamında E-Defter kullanıcıları, yıllık belirlenen ciro limiti aşıladıysa zorunlu olarak E-Defter mükellefi olunur. Zorunlu E-Defter mükellefi olan kişiler, takıp eden sene başı itibariyle E -Deftere geçmekle yükümlüdür. Diğer bir E- Defter kullanıcıları ise, gönüllü Defter kullanıcılardır.

E-Defteri Neden Tercih Etmeliyiz

E-Defter kullanımıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı nın mevcut standartlarına uygun ve değişen mevzuatlara göre güncellenmiş haliyle işlemler daha güvenli bir şekilde gerçekleştirilir. Yasal mevzuata uygunluk, güvenli ve hızlı bir şekilde elde edilmiş olunur. Defter başımı ve defter onayı, arşivleme ve noter masrafı maliyetleri minimize eder. Zaman ve maliyet avantajı ile operasyonel süreç hızlanır.

E-Defter uygulaması ile, E -Defterlere istenilen yerden ulaşmak mümkündür. Ayrıca online olarak ulaşılan E-Defterlere, istenilen yerden işlem yapmak mümkündür. E-Defter hizmetiyle, kullanılan tüm muhasebe ve ERP programlarına hızlı ve kolay entegre olunur. E-Defter hizmetiyle tam entegrasyon yakalanmış olunur. E-Defter ‘in diğer bir avantajı ise, EDM sistemlerinde 10 yıl boyunca, ücretsiz olarak yedekli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle E-Defterleri saklamak mümkündür.

E-Defter kurulumuyla, eğitim ve her türlü teknik hizmet sağlanır. EDM merkezlerinde 7/24 ulaşılabilecek kişiye özel bir asıl bir de yedek müşteri temsilcisi atanır. Zaman ve maliyet avantajı gibi birçok ekstra özellikleriyle E-Defter uygulaması kişilerin tercih edeceği en pratik yoldur. Ayrıca, elektronik defterlerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve ilgililer nezdinde kesin delil olarak kullanılır. E-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alır.

E-Defter Gönderim Süreleri

Aylık Olarak Defter Gönderimleri

Elektronik ortamda ibraz edilecek olan defterler 2 şekilde gönderilmektedir. Bunlardan birincisi aylık olarak defter gönderimleridir. Aylık olarak Defter gönderimi sağlayacak olan mükellefler aşağıdaki tarihlere uygun olacak şekilde defter gönderimlerini sağlamaları gerekmektedir.

• OCAK AYINA AİT BERAT 30/NİSAN Gün Sonuna kadar
• ŞUBAT AYINA AİT BERAT 31/MAYIS Gün Sonuna kadar
• MART AYINA AİT BERAT 30/HAZİRAN Gün Sonuna kadar
• NİSAN AYINA AİT BERAT 31/TEMMUZ Gün Sonuna kadar
• MAYIS AYINA AİT BERAT 31/AĞUSTOS Gün Sonuna kadar
• HAZİRAN AYINA AİT BERAT 30/EYLÜL Gün Sonuna kadar
• TEMMUZ AYINA AİT BERAT 31/EKİM Gün Sonuna kadar
• AĞUSTOS AYINA AİT BERAT 30/KASIM Gün Sonuna kadar
• EYLÜL AYINA AİT BERAT 31/ARALIK Gün Sonuna kadar
• EKİM AYINA AİT BERAT 31/OCAK (Ertesi Yıl) Gün Sonuna kadar
• KASIM AYINA AİT BERAT 28/ŞUBAT (Ertesi Yıl) Gün Sonuna kadar
• ARALIK AYINA AİT BERAT 31/ MART (Ertesi Yıl) Gün Sonuna kadar

3 Aylık Olarak Defter Gönderimleri

3 Aylık olarak defter göndermek isteyen mükellefler geçici vergi dönemlerini takip etmelidirler. Geçici Vergilerin ödenmesi ve beyan edilmesi gereken şubat – mayıs – Ağustos – Kasım aylarının son günlerine kadar defter beratlarını göndermiş olmaları gerekmektedir. 3 Aylık yöntemler ile defter gönderimlerini sağlayacak olan mükellefler aşağıdaki sürelere uymalıdırlar.

• OCAK-ŞUBAT-MART DÖNEMİNE AİT BERAT 31 / MAYIS Gün Sonuna kadar
• NİSAN-MAYIS-HAZİRAN DÖNEMİNE AİT BERAT 31 / AĞUSTOS Gün Sonuna kadar
• TEMMUZ-AĞUSTOS-EYLÜL DÖNEMİNE AİT BERAT 30 / KASIM Gün Sonuna kadar
• EKİM-KASIM-ARALIK DÖNEMİNE AİT BERAT GELİR VEYA KURUMLAR Vergisi Beyannamelerinin verileceği Ayın Son Gününe Kadar

Defter gönderimleri dönemlerini güncellemek isteyen mükellefler gelir idaresi başkanlığının E-Defter sayfasına giriş yaparak bilgi güncelleme ekranında yer alan defter gönderme dönemlerini aylık veya 3 aylık olarak tercihte bulunmaları gerekmektedir. Ayrıca E-Defter uygulamalarına yeni geçen işletmeler 3 aylık olarak defter gönderimlerini gerçekleştirecek olmaları halinde güncellemeyi unutmamalıdırlar. Sisteme yeni giriş gerçekleştiği zaman otomatik olarak aylık yöntem seçilmiş olacaktır.

E-Defter Beratları İkinci Kopyaların Gönderim Süreleri

E-Defteri yukarıdaki süreler içerisinde göndermek tek başına yeterli olmamaktadır. 2019 yılının sonlarında yürürlüğe giren ikincil kopyaların gönderilme uygulaması da mükelleflerin gerçekleştirmesi gereken diğer temel görevlerden bir tanesidir. Mükellefler yukarıdaki defter gönderim sürelerinin son gününden itibaren 2 hafta içerisinde E-Defter Saklama adı altında ikincil kopyaları sisteme yüklemek zorundadırlar. E-Defter Beratlarının ikincil kopyalarının gönderim süreleri aşağıda yer aldığı gibidir;

3 Aylık olarak Defter Gönderimi Sağlayanlar;

• 2023/ Ocak, Şubat, Mart 15 Haziran 2023’e kadar
• 2023/ Nisan, Mayıs, Haziran 15 Eylül 2023’e kadar
• 2023/ Temmuz, Ağustos, Eylül 15 Aralık 2023’e kadar
• 2023 / Ekim, Kasım, Aralık (Gerçek kişi mükellefler) 15 Nisan 2024’ye kadar
• 2023/ Ekim, Kasım, Aralık (Tüzel kişi mükellefler) 15 Mayıs 2024’ye kadar

Aylık Olarak Defter Gönderimi Sağlayanlar;

• 2023 / Ocak 15 Mayıs 2023’e kadar
• 2023 / Şubat 15 Haziran 2023’e kadar
• 2023 / Mart 15 Temmuz 2023’e kadar
• 2023 / Nisan 15 Ağustos 2023’e kadar
• 2023 / Mayıs 15 Eylül 2023’e kadar
• 2023 / Haziran 15 Ekim 2023’e kadar
• 2023 / Temmuz 15 Kasım 2023’e kadar
• 2023 / Ağustos 15 Aralık 2023’e kadar
• 2023 / Eylül 15 Ocak 2024’ye kadar
• 2023 / Ekim 15 Şubat 2024’ye kadar
• 2023 / Kasım 15 Mart 2024’ye kadar
• 2023 / Aralık (Gerçek kişi mükellefler) 15 Nisan 2024’ye kadar
• 2023 / Aralık (Tüzel kişi mükellefler) 16  Mayıs 2024’ye kadar